長期インターンのメールの書き方｜社内・社外の基本の形と例文
長期インターンでは、社外の人にメールを送ったり、入社前に挨拶のメールを送ったりする場面があります。どんな相手にも使える基本の形と、そのまま使える例文をまとめました。
まず結論
メールは「件名・宛名・挨拶・用件・締め・署名」の6つを順に書けば失礼にならない。
- 件名で用件が分かるように「〇〇のご確認のお願い」など、開かなくても中身が分かる件名にします
- 用件は結論から短く伝えたいことを先に書き、詳しい説明は後に回します
- 社内はチャットが中心の会社も多い社外の人や正式なやり取りでメールを使うのが一般的です
メールの基本の6つ
- 件名用件が一目で分かるように書きます。「〇月〇日の打ち合わせ日程のご相談」など
- 宛名社外なら「会社名・部署名・名前＋様」、社内なら「〇〇さん」が基本です
- はじめの挨拶社外は「いつもお世話になっております」、社内は「お疲れさまです」。続けて自分の名前を書きます
- 用件結論を先に、短く。日時や数字は箇条書きにすると読みやすくなります
- 締めの挨拶「よろしくお願いいたします」。確認してほしいときは「ご確認のほど、よろしくお願いいたします」
- 署名会社名、部署、名前、連絡先。上司や先輩の署名を参考に、決まった形をそろえます
社内と社外の違い
| 社外の人 | 社内の人 | |
|---|---|---|
| 宛名 | 〇〇株式会社 〇〇部 〇〇様 | 〇〇さん、〇〇部長 |
| はじめの挨拶 | いつもお世話になっております | お疲れさまです |
| 名乗り方 | 株式会社〇〇の〇〇です | 〇〇部の〇〇です |
| 初めて送る相手 | 初めてご連絡いたします | はじめまして |
| 久しぶりの相手 | ご無沙汰しております | （ふだんどおりでよい） |
そのまま使える例文
例文：入社前の挨拶メール
件名：〇月〇日から勤務する〇〇です（〇〇大学）
株式会社〇〇
〇〇部 〇〇様
〇〇大学〇〇学部〇年の〇〇です。
〇月〇日から、インターンとしてお世話になります。
初めての仕事で分からないことも多いですが、一日でも早くお役に立てるよう努めます。
当日はどうぞよろしくお願いいたします。
〇〇大学〇〇学部〇年
〇〇（氏名）
電話：〇〇
メール：〇〇
例文：社外の人への日程調整
件名：打ち合わせ日程のご相談（株式会社〇〇）
〇〇株式会社
〇〇部 〇〇様
いつもお世話になっております。
株式会社〇〇の〇〇です。
〇〇の件で、打ち合わせのお時間をいただきたくご連絡いたしました。
下記の日程でご都合のよい時間はございますでしょうか。
・〇月〇日（〇）〇時〜〇時
・〇月〇日（〇）〇時〜〇時
ご確認のほど、よろしくお願いいたします。
（署名）
例文：社内の上司への報告
件名：〇〇の作成が完了しました
〇〇さん
お疲れさまです。〇〇です。
ご依頼いただいた〇〇の作成が完了しました。
共有フォルダの「〇〇」に保存しています。
・気になった点：〇〇
・確認していただきたい点：〇〇
ご確認よろしくお願いいたします。
送る前のチェック
- 宛先と名前を間違えていないか会社名や名前の漢字の間違いは、特に失礼になります
- 添付ファイルを付け忘れていないか「添付します」と書いたら、送る前に必ず確認します
- CCに入れる人は合っているか上司に共有が必要な社外メールは、CCに入れるか事前に確認します
- 長くなりすぎていないかスマホで読んでも分かる長さに。用件が2つ以上なら箇条書きにします
初日の挨拶や自己紹介の仕方は長期インターン初日の挨拶にまとめています。
よくある質問
メールの返信はいつまでにすればいい？
その日のうちか、遅くとも翌日の勤務中が目安です。すぐに答えられない内容なら「確認して〇日までにお返事します」と先に返しておきましょう。
チャット（Slackなど）とメールの使い分けは？
社内の連絡はチャットが中心の会社が多いです。社外の人とのやり取りや、記録に残したい正式な連絡はメールを使います。迷ったら、上司が使っている方に合わせましょう。
インターンに応募するときのメールは？
応募や日程調整、辞退のメールは、選考中ならではの書き方があります。インターンの応募メールの書き方に例文をまとめています。
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